Come eseguire un'importazione dati da un documento Excel a Bravo con Bravo Data Exchange

Sommario

Nel presente articolo viene spiegato come creare ed eseguire un Task di importazione dati da un documento Excel a Bravo utilizzando il Bravo Data Exchange.

Premessa

Per una corretta consultazione delle nozioni di seguito riportate, occorre avere letto prima gli articoli:

• Che cos’è Bravo Data Exchange?
• Architettura di Bravo Data Exchange
• I formati di importazione ed esportazione dati supportati da Bravo Data Exchange

Come creare un Task di importazione dati da un documento Excel

Si prenda ad esempio di volere importare l'anagrafica degli articoli in Bravo da un documento di Microsoft Excel, per farlo è necessario creare e configurare opportunamente un Task di importazione dati.
Seguire questi passaggi:

1. accedere a Bravo MES;
2. premere sulla voce "tool box";
3. premere sulla voce "DATA EXCHANGE";
4. posizionarsi sulla scheda "TASK DI IMPORTAZIONE";
5. premere sul pulsante "+ Nuovo" e poi selezionare la voce "+ Nuovo task";

6. si preme sul riquadro con il simbolo più al centro, relativo all’entità dei dati che si desiderano importare. 
   L'entità definisce una tipologia di dati da importare o esportare su Bravo.
   Le entità possono riferirsi ad anagrafiche o documenti.
   Selezionando una entità, il sistema conosce la tipologia di dati che deve gestire e di conseguenza sa come elaborarli, quali sono i dati obbligatori, i formati e le tabelle/campi interessati.
   È possibile scorrere l'elenco delle entità o utilizzare il campo di filtro in alto per trovare l'entità desiderata. 
   In questo esempio si seleziona come entità "Articolo", per importare i dati principali delle anagrafiche degli articoli su Bravo. In ogni Task è possibile selezionare solo una entità;

   

7. premere sul pulsante "Avanti";
8. indicare i seguenti dati:
   • "Codice", indicare un codice a libera scelta che identifica in modo univoco il Task di importazione dati;
   • "Nome", indicare un nome a libera scelta per il Task;
   • "Descrizione", indicare una descrizione a libera scelta per il Task;
9. premere sul pulsante "Importa da file Excel";
10. premere sulla voce "Scegli un file" e selezionare il documento Excel con i dati degli Articoli da importare. Lo strumento è compatibile con i file di Microsoft Excel 2017 e versioni superiori, con estensione ".xlsx";
11. impostare la spunta sul campo "Nomi sulla prima" se nel file di Excel selezionato, sulla prima riga sono riportati i nomi/tipo dei dati presenti;
12. impostare la spunta sul campo "Salta linee vuote" per escludere dal processo di importazione le eventuali righe vuote nel file di Excel selezionato;
13. premere sul pulsante "Avanti";

14. viene mostrata la griglia di "Mappatura colonne", dove è necessario associare le colonne presenti sul file di Excel con la relativa entità/campo sulla tabella del database di Bravo dove il dato deve essere importato.
    Il sistema tenta di determinare l'associazione automaticamente controllando i titoli delle colonne sul file Excel e i nomi dei campi sul database, la verifica viene eseguita sia in lingua italiana che inglese.
    Se viene trovata una corrispondenza, viene creata l'associazione tra il dato da importare e l'entità/campo sulla tabella del database dove importarlo. Se le impostazioni sulle righe di associazioni create in automatico non sono valide o vanno perfezionate, è possibile variarle manualmente e sistemarle;

    

15. è possibile premere sul pulsante "+ Nuovo" e selezionare dal campo a tendina visualizzato il dato sul file Excel che si desidera importare e per cui si vuole configurare manualmente l'associazione con il campo di destinazione. La riga viene aggiunta e in corrispondenza della colonna "PROPRIETÀ ENTITÀ" si deve selezionare il dato di destinazione per l'importazione;

16. alcuni dati nelle tabelle del database di Bravo hanno valori gestiti come enumerativi.
    Gli enumerativi sono un insieme finito di identificatori sul prodotto.
    Per esempio nella tabella "BM_Items", cioè la tabella dei dati principali dell'anagrafica Articoli, è presente il campo "Nature" che ha come formato "int" ed è gestito con enumerativo.
    Questo campo indica la natura degli articoli e può assumere i valori: "Acquisto", "Semilavorato" e "Prodotto finito". Nel relativo campo a database non sono indicate queste diciture, ma un valore di enumerativo con questa corrispondenza:
    
    0 -> Acquisto
    1 -> Semilavorato
    2 -> Prodotto finito

    Quando il valore dei campi di tipo enumerativo è “-1” (senza doppi apici), si intende che il campo non è valorizzato.
    Gli enumerativi sono una prerogativa specifica per ogni software, pertanto il medesimo dato in un altro software o documento Excel potrebbe assumere altri valori o essere gestito in altro modo.
    Questa premessa è stata fatta per spiegare che in importazione da Excel, nell'esempio che viene descritto di importazione anagrafica Articoli, è presente anche il dato della Natura, questo essendo gestito da enumerativo, richiede che venga opportunamente configurato premendo sulla voce "Sincronizza i valori" sulla riga dell'associazione del dato.
    Viene visualizzata la scheda per configurare la sincronizzazione dell'enumerativo.
    Nella parte superiore della scheda si deve selezionare il valore di default per l'enumerativo, che in importazione viene impostato qualora per un dato importato non viene trovato un riscontro per la decodifica dell'enumerativo.
    Nella parte inferiore della scheda si deve indicare la corrispondenza tra i dati sul documento Excel e il corrispondente valore a database, per esempio se nel file di Excel la Natura è indicata con delle diciture tipo: ACQ, SL e PF, l'associazione dei valori di enumerativo deve essere:
    
    ACQ -> 0 (Acquisto)
    SL -> 1 (Semilavorato)
    PF -> 2 (Prodotto finito)

    completata la configurazione della sincronizzazione dell'enumerativo, premere sul pulsante "Sincronizza i valori";

    

17. premere sul pulsante "Avanti";
18. il sistema esegue automaticamente una validazione della mappatura dati impostata per rilevare eventuali errori. Possono essere segnalati messaggi di avviso non bloccanti, quindi semplici indicazioni da considerare, ma che non richiedono una revisione della mappatura. Possono essere segnalati messaggi di errore bloccanti, l'esempio non è stato mappato un dato chiave da importare, come il codice Articolo e quindi occorre ritornare sulla mappatura ed effettuare le opportune sistemazioni, fino a quando la validazione della mappatura non presenta più errori;
19. nel campo "In caso di troncamento" occorre indicare che comportamento la procedura deve attuare in caso di importazione di dati troncati, cioè quando un valore che viene importato ha una lunghezza maggiore rispetto al campo che deve ospitare il dato, è possibile scegliere:
    1. "Applica e continua", se la procedura rileva l'importazione di dati troncati, prosegue l'importazione e trasferisce i dati troncati, in questo caso si potrebbero verificare delle incongruenze nei dati importati;
    2. "Stop e annulla modifiche", se la procedura rileva l'importazione di dati troncati, si interrompe e non trasferisce i dati;
       selezionare quindi il comportamento desiderato;
20. nel campo "Modalità di esecuzione" occorre indicare quale modalità di importazione scegliere:
    1. "Totale", la procedura importa sempre tutti i dati presenti dalla fonte di origine;
    2. "Incrementale", se nel file di Excel è presente una colonna che riporta un valore di data/ora sulle righe, per esempio "01/01/2026 9:00", in base a questo valore il sistema è in grado di identificare fino a dove ha eseguito l'importazione, confrontando la data di ultima esecuzione del Task di importazione, con la data/ora presenti sulle righe nel file di Excel e quindi vengono importate le sole righe del file di Excel che hanno una data/ora superiore alla data/ora di ultima esecuzione del Task. Per definire l'importazione incrementale è necessario aggiungere nella griglia di associazione delle colonne, il confronto tra la colonna di data/ora sul file di Excel e la proprietà dell'entità "Data/Ora Ultimo Aggiornamento". Se questa mappatura non viene impostata, il sistema segnala con un messaggio di avvertimento che non è possibile configurare l'importazione di tipo incrementale, quindi seleziona automaticamente il tipo totale e non consente la modifica del campo;
21. il parametro "Esegui questo task solo se è incluso in un job" se abilitato, consente di vincolare l'esecuzione del Task solo se è stato indicato all'interno di un Job, non può essere quindi eseguito singolarmente. Un Job è un aggregato di Task della stessa tipologia che possono essere eseguiti insieme massivamente;
22. un indicatore in alto a sinistra mostra il risultato della validazione per la configurazione del Task. Nella griglia in basso è viene mostrata la mappatura configurata, dove possono essere mostrati eventuali messaggi di avviso per alcune associazioni; per visualizzare i messaggi è sufficiente posizionarsi con il puntatore del mouse sopra l'icona "i"; 
23. completata la configurazione dei parametri ai punti precedenti, premere su uno di questi pulsanti per eseguire l'azione desiderata:
    • "Lancia", il Task viene eseguito, ma non viene salvato in anagrafica dei Task di importazione;
    • "Crea e lancia", il Task viene salvato nella relativa anagrafica e viene anche eseguito;
    • "Crea", il Task viene salvato nella relativa anagrafica, ma non viene eseguito;
24. premendo sul pulsante "Crea", la maschera di creazione del Task viene chiusa e il sistema si posiziona automaticamente sulla scheda dei Task di importazione, dove è presente il Task appena creato.

Il pulsante "Indietro" consente di ritornare allo step precedente del wizard rispetto a quello dove si è posizionati e il pulsante "X" consente di annullare la creazione del Task di importazione e viene visualizzato un'ulteriore messaggio di conferma per annullare la creazione del Task.

Come eseguire un Task di importazione dati da un documento Excel

Seguire le indicazioni sotto riportate per eseguire un Task di importazione dati da un documento di Microsoft Excel:

1. accedere a Bravo MES;
2. premere sulla voce "tool box";
3. premere sulla voce "DATA EXCHANGE";
4. posizionarsi sulla scheda "TASK DI IMPORTAZIONE";
5. sulla riga relativa al Task che si desidera eseguire sono presenti tre pulsanti, ognuno con uno specifico scopo:
   • premendo il pulsante il Task viene eseguito;
   • premendo il pulsante il Task viene simulato, cioè l'importazione non viene effettivamente eseguita, ma viene eseguita una verifica di convalida di configurazione del Task, per avere conferma che è stato creato correttamente;
   • premendo il pulsante è possibile visionare una scheda con il log generati a seguito dell'esecuzione effettiva o simulata del Task. Vedere in merito l'articolo Come gestire i log dei Task di Bravo Data Exchange.

Durante l'esecuzione di un Task, che sia in effettivo o che sia in simulato, nella colonna "PROGRESSO" viene visualizzata una barra di avanzamento dell'elaborazione e al termine, nella colonna "RISULTATO ULTIMA ESECUZIONE" viene mostrato l'esito dell'esecuzione del Task, se eseguito con successo o se con errori.
Nella colonna "ULTIMA ESECUZIONE" viene indicata la data/ora di ultima esecuzione del Task, sia in effettivo che in simulato.

Approfondimento

Se un dato che viene importato è già presente sul programma, come per esempio si importa un'anagrafica Articolo già censita, il sistema identifica che si tratta del medesimo dato, basandosi sul codice Articolo che è un dato identificativo ed univoco e sovrascrive le informazioni, senza bloccare la procedura di importazione che risulta più automatizzata e sgrava l'utente da eventuali errori che si possono rilevare in importazione e consente l'aggiornamento di dati già presenti o importati in precedenza.

Si prenda ad esempio di importare l'anagrafica degli Articoli, tra i dati degli articoli sono presenti anche le unità di misura che su Bravo hanno una loro anagrafica dedicata. Pertanto si suppone che si dovrebbero prima importare le anagrafiche delle unità di misura, altrimenti l'importazione degli articoli si bloccherebbe non trovando l'anagrafica delle relative unità di misura che cercherebbe di indicare negli articoli.
Si può procedere in questo modo, importando prima l'anagrafica delle unità di misura e poi importando l'anagrafica degli articoli. E' possibile procedere anche con un'altra modalità.
Bravo Data Exchange mentre importa i dati delle anagrafiche degli articoli verifica se le anagrafiche delle unità di misura che sta importando negli articoli sono censite sul prodotto e in caso non lo siano, Bravo Data Exchange provvede a creare automaticamente le anagrafiche delle unità di misura con i dati a sua disposizione nel file Excel e la procedura di importazione può così completare la sua elaborazione. Successivamente, se necessario, è possibile completare le informazioni sulle anagrafiche delle unità di misura direttamente dalla relativa maschera di anagrafica su Bravo.

Come pianificare l'esecuzione dei Task di importazione dati

L'esecuzione dei Task di importazione dati può essere pianificata ad orari o intervalli di tempo prestabiliti, in modo che non sia necessario che un utente si ricordi ogni volta di eseguirla manualmente.
Questa funzionalità rappresenta un valido aiuto nell'automatizzare il processo di trasferimento dati ed agevolare gli utenti nell'utilizzo del software.
Per schedulare l'esecuzione automatica dei Task di importazione dati di Bravo Data Exchange è sufficiente seguire le indicazioni riportate in questo articolo La schedulazione dei processi di Bravo.
La funzione di pianificazione consente anche di attivare delle notifiche a mezzo email, così da avvisare uno o più utenti se il trasferimento dati è completato correttamente o con errori, così se necessario si può intervenire per gestire i casi di errori e sistemarli e monitorare i trasferimenti dati eseguiti.
Se ad una esecuzione pianificata o anche manuale, non vi sono dati da trasferire, questa viene eseguita comunque.

Come modificare un Task di importazione dati precedentemente creato

Bravo Data Exchange consente di modificare le impostazioni di un Task di importazione dati precedentemente creato, qualora sia necessario apportare delle variazioni.
Per farlo è sufficiente seguire queste azioni:

1. accedere a Bravo MES;
2. premere sulla voce "tool box";
3. premere sulla voce "DATA EXCHANGE";
4. posizionarsi sulla scheda "TASK DI IMPORTAZIONE";
5. premere sul codice del Task;
6. viene visualizzato il wizard di creazione Task, in questo caso però trattandosi di un Task già creato, gli step del wizard vengono proposti già configurati e l'utente può variare i parametri che desidera e premere sul pulsante "Avanti" fino ad arrivare allo step finale;
7. completata la configurazione dei parametri ai punti precedenti, premere su uno di questi pulsanti per eseguire l'azione desiderata:
   1. "Lancia", il Task viene eseguito, ma non vengono salvate le modifiche apportate in anagrafica del Task di importazione;
   2. "Aggiorna e lancia", le modifiche apportate vengono salvate nella relativa anagrafica del Task e viene anche eseguito;
   3. "Aggiorna", le modifiche apportate vengono salvate nella relativa anagrafica del Task, ma non viene eseguito.

Sulla maschera è presente anche il campo "Ultima esecuzione" che riporta la data/ora di ultima esecuzione del Task.
Nel caso sia necessario rilanciare l'esecuzione del Task con una data/ora precedenti all'ultima, per esempio l'ultima esecuzione del Task era andata in errore, è possibile variare questo dato premendo sul pulsante ed utilizzando l'apposito menù per selezionare giorno ed orario e poi premere sul pulsante "OK" per confermare.
Il pulsante "Ripristina precedente" se premuto, consente di reimpostare la data/ora che erano presenti sul campo "Ultima esecuzione" prima della data/ora che sono attualmente impostati.
Si indica di porre attenzione nel variare la data/ora di ultima esecuzione per evitare incongruenze di esecuzione nell'esportazione dati, la modifica deve essere eseguita in specifici casi e valutando bene la modifica.