Come eseguire l'importazione dati da Microsoft Excel

Sommario
Nel presente articolo viene spiegato come creare e usare una procedura di importazione dati (Task) su Bravo DataExchange.

Premessa
Per una corretta consultazione di questo articolo si consiglia di leggere prima l'articolo "L'interfaccia di Bravo DataExchange".
Per illustrare come si crea un Task di importazione dati si prende ad esempio di importare i dati delle anagrafiche articoli su Bravo Desktop.

Come creare un Task di importazione
Per creare un nuovo Task di importazione dati anagrafiche articoli seguire le indicazioni sotto riportate:

1. premere sulla voce di menù "Strumenti";
2. premere sulla voce di menù "Importazione Dati" nella voce "Bravo DataExchange";
3. premere sul pulsante "Nuovo Task"  nella barra degli strumenti, viene visualizzata la maschera del wizard di creazione Task di importazione;
4. nel primo step del wizard viene visualizzato un messaggio di benvenuto, dove è possibile disabilitare la visualizzazione del messaggio in creazione di altri Task di importazione, è sufficiente impostare la spunta sul campo "Non mostrare più questa pagina di benvenuto al primo accesso";
5. premere sul pulsante "Continua >";
6. indicare un "Codice", un "Nome" e una "Descrizione" nei relativi campi per definire il Task di importazione dati anagrafiche articoli e selezionare nel campo "Tipologia sorgente dati" il formato di importazione dati, al momento è possibile scegliere "Microsoft Excel";
   
7. premere sul pulsante "Continua >";
8. nel campo "Percorso file Excel", premendo sul pulsante con l'immagine di una lente, selezionare il file di Excel che contiene i dati da importare, si prenda ad esempio di importare un file con i dati degli articoli strutturato come nell'immagine sotto riportata; in allegato al presente articolo è presente il file di Excel descritto come esempio;
   
9. impostare la spunta sul campo "Nomi delle colonne nella prima riga" per indicare che sulla prima riga del foglio Excel sono presenti i nomi relativi ai dati da importare;
10. impostare la spunta sul campo "Salta le righe vuote" per indicare che in fase di importazione dati, se sono presenti delle righe vuote sul file di Excel queste vengono ignorate;
11. premere sul pulsante "Continua >";
12. nel campo "Foglio Excel" selezionare il nome del foglio del file Excel dove sono contenuti i dati da importare;
13. nel campo "Entità Bravo" selezionare la tipologia di dati che si desidera importare, nell'esempio indicato, selezionare la voce "Articolo" per importare le anagrafiche degli articoli su Bravo Desktop;
    
14. premere sul pulsante "Anteprima" per visualizzare le prime 50 righe del file Excel selezionato per verificare che le impostazioni sono corrette, premere sul pulsante "OK" per chiudere la maschera;
    
15. premere sul pulsante "Continua >";
16. nello step di "Associazione delle colonne" occorre associare le colonne presenti sul file di Excel con il relativo campo sulle tabelle del database dove il dato viene importato; il sistema tenta di determinare l'associazione automaticamente controllando i titoli delle colonne sul file Excel e i nomi dei campi sul database, la verifica viene eseguita sia in lingua italiana che inglese.
    In base al file Excel mostrato al punto 14, il sistema è stato in grado di determinare l'associazione per i dati relativi al "Codice" e "Descrizione" degli articoli, ma non ha potuto determinare l'associazione per i dati: "Nome Articolo" e "UM", pertanto l'associazione di questi dati deve essere indicata manualmente.
    
    Per farlo premere sul pulsante con il simbolo "+" verde in alto a destra della griglia ed inserire una nuova riga, dove nella colonna "Colonna Excel" si deve impostare il titolo della colonna "Nome Articolo" e nella colonna "Proprietà dell'entità" indicare il campo della tabella dell'anagrafica Articoli dove il dato viene importato: "Nome"; ripetere l'operazione per l'associazione "UM" e "Codice Unità di Misura", ottenendo il risultato mostrato nell'immagine sotto.
    
    Per eliminare una riga è sufficiente premere una volta con il tasto sinistro del mouse in un punto qualsiasi della riga che si desidera eliminare e poi premere sul pulsante con il simbolo di una "x" rossa in alto a destra della griglia e confermare il messaggio visualizzato.
17. premere sul pulsante "Continua >";
18. viene visualizzato un riepilogo delle impostazioni del Task, nella griglia sono mostrati eventuali messaggi di avviso: quelli evidenziati con l'icona "i" sono potenziali messaggi di errore, pertanto possono essere ignorati, se invece sono mostrati dei messaggi di errori bloccanti questi devono essere verificati e risolti, altrimenti la procedura di importazione va in errore;
19. nel campo "Operazione effettuata in caso di troncamento" occorre indicare che comportamento la procedura deve attuare in caso di importazione di dati troncanti, cioè quando un valore che viene importato ha una lunghezza maggiore rispetto al campo che deve ospitare il dato, è possibile scegliere:
    • "Applica e continua", se la procedura rileva l'importazione di dati troncati, prosegue l'importazione ed importa i dati troncati, in questo caso si potrebbero verificare delle incongruenze nei dati importati;
    • "Stop e annulla modifiche", se la procedura rileva l'importazione di dati troncati, si interrompe e non importa i dati;
      selezionare quindi il comportamento desiderato;
20. nel campo "Modalità di esecuzione" occorre indicare quale modalità di importazione scegliere:
    • "Totale", la procedura importa sempre tutti i dati presenti sul file di Excel;
    • "Incrementale", se nel file di Excel è presente una colonna che riporta un valore di data\ora sulle righe, per esempio "01/01/2018 9:00", in base a questo valore il sistema è in grado di identificare fino a dove ha eseguito l'importazione, confrontando la data di ultima esecuzione del Task di importazione, con la data\ora presenti sulle righe nel file di Excel e quindi vengono importate le sole righe del file di Excel che hanno una data\ora superiore alla data\ora di ultima esecuzione del Task. Per definire l'importazione incrementale è necessario aggiungere nella griglia di associazione delle colonne, il confronto tra la colonna di data\ora sul file di Excel e la proprietà dell'entità "Data/Ora Ultimo Aggiornamento";
21. premere sul pulsante "Salva" per confermare la creazione del Task, premere sul triangolo a lato del pulsante di salvataggio per selezionare altre opzioni:
    • "Salva", il Task viene salvato, ma non eseguito;
    • "Salva ed avvia", il Task viene salvato e poi immediatamente eseguito;
    • "Avvia senza salvare", il Task non viene salvato e viene immediatamente eseguito;
      selezionata la scelta desiderata, premere sul pulsante con la voce selezionata per eseguirla;
      
22. la maschera del wizard di creazione Task di importazione si chiude automaticamente.

Il pulsante "< Indietro" consente di ritornare allo step precedente del wizard rispetto a quello dove si è posizionati e il pulsante "Annulla" consente di annullare la creazione del Task di importazione e viene visualizzato un'ulteriore messaggio di conferma per annullare la creazione del Task.

Come eseguire un Task di importazione
Per eseguire un Task di importazione seguire le indicazioni sotto riportate:

1. premere sulla voce di menù "Strumenti";
2. premere sulla voce di menù "Importazione Dati" nella voce "Bravo DataExchange";
3. impostare la spunta nella "Lista dei Task" in corrispondenza della riga del Task di importazione che si desidera eseguire, è possibile selezionare più Task ed eseguirli contemporaneamente;
4. nella barra degli strumenti premere sul pulsante "Esegui" per eseguire i Task selezionati; premendo sul triangolo sotto il pulsante è possibile scegliere anche l'opzione "Simula" che consente di simulare l'esecuzione dei Task selezionati senza effettivamente importare nessun dato, in questo modo è possibile verificare se il Task è correttamente configurato; dopo aver selezionato la voce occorre premere sul pulsante per avviare l'esecuzione o la simulazione;
   
5. premere sul pulsante "Si" nel messaggio di conferma per avviare l'esecuzione o la simulazione del Task;
6. lo stato di avanzamento dell'elaborazione viene mostrato nella colonna "Stato Avanzamento";
7. un messaggio di avviso conferma che i Task selezionati sono stati eseguiti o simulati, premere sul pulsante "OK";
8. nella griglia della "Lista dei Log" è possibile verificare l'esito del Task eseguito, è possibile verificare per esempio la data\ora di esecuzione, il tempo di esecuzione e lo stato, se lo stato è "Successo" il Task è stato eseguito correttamente, in caso di errore lo stato è "Fallito".
   Se il Task è simulato, nel campo stato oltre all'esito viene visualizzata la dicitura "[Simulazione]";
   
9. eseguendo un doppio clic con il tasto sinistro del mouse sulla riga di un Log oppure dopo aver selezionato una riga di Log premendoci sopra una volta con il tasto sinistro del mouse in un qualsiasi punto della riga e premendo sul pulsante in alto a destra della griglia con l'immagine di una lente, è possibile visualizzare il testo completo del Log; nella maschera del dettaglio del Log è possibile:
   • premere sul pulsante "Copia"  per copiare negli appunti il testo del Log da incollare in un documento di Word o in un'email per esempio;
   • premere sul pulsante "Apri File" per aprire il testo del Log con l'editor di testo impostato di default sul computer;
   • premere sul pulsante "Annulla" per chiudere la maschera del Log.
     Il testo del Log può essere utile per verificare eventuali errori.
     Selezionando una riga di Log premendoci sopra una volta con il tasto sinistro del mouse in un qualsiasi punto della riga e premendo sul pulsante in alto a destra della griglia con il simbolo di una "x" rossa è possibile eliminare la riga di Log selezionata.
10. se il Task è stato eseguito con successo, nell'esempio sopra descritto, è possibile verificare che nel percorso a menù in [Risorse > Gestione Articoli > Articoli] sono state importate le anagrafiche degli articoli presenti nel file di Excel.
    

Approfondimenti

• Premendo sul pulsante "Esegui Tutti"  nella barra degli strumenti vengono eseguiti tutti i Task presenti nella lista dei Task e non disabilitati senza bisogno di selezionarli.
• Se alcuni valori obbligatori non sono presenti nel file Excel che si importa, come per esempio la Natura ("Acquisto", "Semilavorato" e "Prodotto Finito") per le anagrafiche Articoli, il sistema prosegue comunque con l'importazione ed imposta negli Articoli il valore di default, che nel caso della Natura è "Acquisto"; in questo modo l'importazione è più automatizzata e sgrava l'utente da eventuali errori che si possono rilevare in importazione.
• Se un dato che viene importato è già presente sul programma, come per esempio si importa un'anagrafica Articolo già censita, il sistema identifica che si tratta del medesimo dato, basandosi sul codice Articolo che è un dato identificativo ed univoco e sovrascrive le informazioni, senza bloccare la procedura di importazione che risulta più automatizzata e sgrava l'utente da eventuali errori che si possono rilevare in importazione.
• Si prenda ad esempio di importare l'anagrafica degli articoli, tra i dati degli articoli sono presenti anche le unità di misura che su Bravo Manufacturing hanno una loro anagrafica dedicata. Pertanto si suppone che si dovrebbero prima importare le anagrafiche delle unità di misura, altrimenti l'importazione degli articoli si bloccherebbe non trovando l'anagrafica delle relative unità di misura che cercherebbe di indicare negli articoli. Si può procedere in questo modo, importando prima l'anagrafica delle unità di misura e poi importando l'anagrafica degli articoli. E' possibile procedere anche con un'altra modalità.
  Bravo DataExchange mentre importa i dati delle anagrafiche degli articoli verifica se le anagrafiche delle unità di misura che sta importando negli articoli sono censite sul prodotto e in caso non lo fossero, Bravo DataExchange provvede a creare le anagrafiche delle unità di misura con i dati a sua disposizione nel file Excel e la procedura di importazione può così completare la sua elaborazione. Successivamente, se necessario, è possibile completare le informazioni sulle anagrafiche delle unità di misura direttamente dalla relativa maschera di anagrafica su Bravo Desktop in [Risorse > Gestione Articoli > Unità di misura].